Comment structurer sa gestion électronique des documents ?

Une gestion électronique des documents est un système informatisé permettant d’organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. 4 étapes sont fondamentales : acquisition, traitement, stockage et diffusion.

LES PRINCIPAUX PROBLÈMES DE L’ARCHIVAGE

Sans archivage numérique strict, il suffit de quelques jours de travail pour créer un joli chaos informatique. Des fichiers marketing enregistrés en local, quelques documents commerciaux enregistrés en vrac sur le disque dur partagé, des factures non-classées sur le réseau, le bazar s’organise… C’est le cas pour nombre de TPE et PME, il n’y a pas d’archivage méthodique des documents, encore moins de sauvegarde complète et périodique. Le risque encouru en cas de destruction des données est fort, mais la plupart des gérants n’en n’ont pas conscience. Organiser l’archivage électronique des documents s’avère indispensable. Ainsi, pour les gérants non-équipés, nous recommandons de commencer avec un serveur de stockage en réseau plus communément appelé NAS.

ORGANISER L’ACQUISITION ET LE TRAITEMENT DES DOCUMENTS

Les documents affluent de toute part. Qu’il s’agisse de factures, propositions commerciales, documents scannés, sauvegardes de logiciels, tous ces documents doivent être triés, informatisés et hiérarchisés. Il devient ainsi substantiel de convenir d’une méthode de classement commune et de mettre à la disposition des acteurs de l’acquisition et de la création de documents, les outils nécessaires pour réaliser ce travail. Dans certaines sociétés, le traitement des documents commerciaux est directement réalisé par les clients. Le processus est simple, c’est le client qui est en charge de tout ! Tout d’abord, le contrat est standardisé et est diffusé numériquement au prospect. Le client signe électroniquement le document puis il est automatiquement classé.

ORGANISER LE STOCKAGE ET LA DIFFUSION DES DOCUMENTS

Le stockage effectué dans le cadre d’une gestion électronique des documents nécessite de disposer d’un environnement où tous les postes informatiques sont en réseau pour que les informations et sauvegardes soient centralisées à un seul endroit. En principe, c’est un administrateur réseau qui va définir l’arborescence des dossiers et des sous-dossiers dans laquelle tous les documents seront classés. Par exemple, le dossier « CLIENTS » contient « M. DUPRE » qui lui-même contient d’autres dossiers tels que « CONTRATS », « FACTURES » et « TRAVAUX EN COURS ». Dans une GED, l’utilisateur n’a pas la possibilité de créer de nouveaux dossiers. C’est ainsi qu’il est possible d’organiser le tri de documents et d’éviter la cacophonie.